当社のDX推進支援サービスについて

アジェンダ

中小企業におけるDX化の壁
DX化の失敗事例
DX化成功のために必要なこと
DX推進の手法
DX化できる業務の抽出方法
DX推進による効率化事例

中小企業におけるDX導入の壁

IT部門の人材が不足しシステム間でデータ連携するための仕様を検討できる人材がいない。
社内の複数の部門で利用しているシステム間でデータが連携できず、データ入力など無駄な業務が膨大となっている。
システム開発を外部の業者に依頼しても、目的と異なる使えない開発となり無駄な投資が発生する。
そういった事が続く事で、システムを改良するモチベーションが低下しこれまでのやり方を続けています。

例えばこんな失敗事例があります。

・データ入力処理に最も時間を要しているため、RPAの導入を検討。RPAサービス支援者に相談し開発に着手。ヒアリングを進めると、今あるデータをそのまま使えないため、データ変換や複数システムのデータ結合が必要であった。RPAだけでは効率化できないことが判明し、導入支援費用が無駄となった。
・自動化によりシステム間のデータ連携を検討。システム会社にカスタマイズを見積もるが膨大な費用となり開発を断念。
・電子帳簿保存法の施工によりより必要性が高まったぺーパーレス化や押印処理のワークフロー化を実施するため新たにクラウド型の経理システムを導入。
　対象の業務は効率化されたが、社内で既に導入済のワークフローシステムとデータ保管場所が分かれ業務が煩雑になった。

課題解決のためにまず必要なことは、間違いのないDX支援者と契約を締結すること。

弊社のDX推進のやり方は次のとおりです。
いきなりや要件定義書やシステム仕様書の作成を開始せずに、
定例会を開催して無駄の多い業務内容の洗い出しから着手します。
その後システムからサンプルデータを取り出し、データの変換や帳票出力イメージを確認
要望をユーザーにヒアリングしながら実現したいデータ処理を把握します。
たとえばDXツールを作成する場合は、実データでトライアル期間を設け、トライ＆エラーを繰り返しツールを完成させます。

通常はシステム会社に仕様を提示しプログラムを作成。納品時にテストを行うが、思った処理と全く異なり失敗するケースが多い。
そこで、DX支援者が内部に入り込み、テストデータとプログラムで処理結果をユーザと確認しながらアジャイル型の開発ともいえる手法をとります。

もう一つ重要なことは、全ての処理を１００％自動化しようと考えると、処理の難易度があがり、開発期間が長期化し費用も増大する。
このため、処理をプロセスに分け長時間かかる処理だけを自動化します。
１０％は手動処理がのこっても、大部分の処理が自動化できれば１００分の処理は１０分に短縮され効率化の目的はほぼ達成できます。

社内の各部門より時間を要している業務の洗い出しを実施
事例集により社内向け説明会を実施。
開始前に会社として、本格的に取り組む姿勢を宣言してもらいます。

事例をもとに多数の課題があがり、優先度の高いものに絞り込み着手します。
DXによる業務効率化には複数のパターンがあり、パターン化したうえで最適なツールやシステムを導入する必要があります。
社内の課題を抽出し、その課題はどのパターンで効率化するか選定さします。
DX導入にあっては、複数の手法を持ち合わせ最適のツール選定ややり方を選択できる支援者との提携が重要となります。

ここにあげるのは弊社が実施した約半年間でのDXによる業務効率化事例です。

各部署で合計約10事例　1件あたり３時間～3日程度時間を要する業務を10分～1時間程度で実施できるよう効率化　約200時間／月の効率化を実現しました。
あわせてツールによるチェック機能で業務精度を向上できました。
更なる効率化を実現するためこの成功した事例を全社に共有することで、新たな効率化アイデアの抽出を加速できました。